Prüfdienstleistungen digital beschaffen: E-Procurement in der Testing-Branche

Immer mehr Unternehmen beschaffen Dienstleistungen auf elektronischem Wege. Dies betrifft auch Prüf- Kalibrier und Zertifizierdienstleister. In diesem Beitrag beleuchten wir deshalb das Thema E-Procurement. 

Deutschland bietet im internationalen Vergleich sehr gute Voraussetzungen für die Digitalisierung, so eine aktuelle Studie von Cisco und Garber. So lag die Bundesrepublik unter den Befragten etwa beim Punkt wirtschaftliche Rahmenbedingungen weit vorn, und bei der technischen Infrastruktur immerhin noch im Mittelfeld. Ein Bereich, der in Deutschland immer stärker an Bedeutung gewinnt, ist die elektronische Beschaffung (e-Procurement). Laut der von der Universität Würzburg und der HTWK Leipzig durchgeführten Studie BME‐BAROMETER “ELEKTRONISCHE BESCHAFFUNG 2019“ halten bereits über drei Viertel der deutschen Unternehmen elektronische Beschaffungslösungen für notwendig. Doch wie sehen diese Instrumente aus und was sind ihre Potenziale für die Testing-Branche?

Papier reduzieren, Produktivität steigern

Im Kern besteht das Prinzip von e-Procurement darin, die zahlreichen manuellen Einzelschritte im klassischen Beschaffungsprozess durch einen durchgängigen elektronischen Ablauf zu ersetzen. Dadurch soll die Beschaffung vereinfacht, beschleunigt und kosteneffizienter umgesetzt werden. Dies gelingt im Wesentlichen durch den Wegfall sogenannter Medienbrüche zwischen einzelnen Schritten, also manueller Übertragungen von Daten von einem System, etwa eines gedruckten Bestellformulars, in ein anderes System. Diese Übertragungen kosten nicht nur Zeit, sondern sind auch eine bedeutende Fehlerquelle. Welche Schritte fallen für ein Unternehmen, das Dienstleistungen in den Bereichen Testing, Inspection, Certification (TIC) beschaffen muss, konkret an?

Beschaffungsstrategie

Insbesondere Hersteller komplexer, aus vielen Einzelkomponenten zusammengesetzter Produkte, müssen regelmäßig zahlreiche verschiedene Prüfungen und Zertifizierungen durchführen. Hierfür ist häufig eine große Zahl externer Dienstleistungen erforderlich, deren Beschaffung strategisch geplant werden muss, um eine reibungslose Entwicklung des Produkts zu gewährleisten. Welche Prüfbedarfe werden voraussichtlich anfallen? Welche Möglichkeiten gibt es, hierfür passende Prüfdienstleister zu finden? Digitale Lösungen wie testxchange, die einen großen Teil des Prüfdienstleistungsmarkts abdecken, werden für viele Einkäufer zunehmend zu einem zentralen Element der Beschaffungsstrategie.

Lieferantenmanagement

Nach  Festlegung einer Strategie müssen Auftraggeber die für ihre Bedarfe passenden Laborpartner finden, anschließend müssen die ausgewählten Dienstleister an die unternehmenseigene Infrastruktur angebunden und verwaltet werden. Je höher die Zahl der Labore, desto höher war in der Vergangenheit der Aufwand für das Auslösen mehrerer manueller Bestellungen und die Integration verschiedener laborindividueller Abläufe. E-Procurement-Plattformen wie testxchange können helfen, alle Prüfdienstleister über einen einzigen Account zu akquirieren und zu verwalten, und das dank Cloud-Technologie ortsunabhängig von jedem internetfähigen Gerät aus.

Vertragsabwicklung und Bezahlung

Die Ausschreibung von Prüfaufträgen, das anschließende Aushandeln von Verträgen mit Laboren sowie die Abwicklung der Bezahlung nach Erbringung der Prüfdienstleistung sind im klassischen Beschaffungsprozess meist mit zahlreichen schriftlichen Korrespondenzen und manuellen Freigabevorgängen verbunden. Elektronische Beschaffungslösungen zielen darauf ab, diese Prozesse immer weiter zu standardisieren und zu automatisieren. Über testxchange beispielsweise können Auftraggeber bereits heute Prüfaufträge digital ausschreiben und Angebote von sich bewerbenden Laboren gebündelt an einem Ort empfangen. Ebenfalls möglich ist es, die Beschaffung von Prüfdienstleistungen vollständig an die testxchange-Plattform auszulagern, um den Prozess noch weiter zu vereinfachen.

Darüber hinaus kann E-Procurement weitere Anwendungsfelder umfassen, die sich potenziell auch im Testing-Sektor immer stärker etablieren werden, etwa Qualitätsmanagement und Controlling. Welche digitalen Beschaffungslösungen nutzen Sie aktuell in Ihrem Unternehmen? testxchange ist eine kostenlose Online-Plattform, die Sie mit geringem Aufwand zur Beschaffung von Prüfdienstleistungen nutzen können. Probieren Sie es aus!