QMS nach ISO 9001 ohne Berater zertifizieren?

Braucht man einen QMS-Berater, um ein Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen? In diesem Beitrag schaffen wir Klarheit im Begriffsdschungel aus QMB, QMS-Berater, -Auditor, -Zertifizierer etc..

In einem vergangenen Blogbeitrag haben wir Wege aufgezeigt, um eine Zertifizierungsstelle für eine Qualitätsmanagement-Zertifizierung zu finden. Wer diese Suche in Angriff genommen hat, wird schnell feststellen, dass neben akkreditierten Zertifizierungsstellen zahlreiche Unternehmen und Freiberufler Beratungsdienstleistungen für Managementsystemzertifizierungen anbieten. Benötigt Ihr Unternehmen zwingend einen Berater, wenn Sie ein Managementsystem z.B. nach ISO 9001 zertifizieren lassen möchten?

Rolle von Berater und Qualitätsmanagementbeauftragtem

Ein QMS-Berater kann für Ihr Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Leistungen erbringen. Er kann beispielsweise die Mitarbeiter des Unternehmens zu den Inhalten der gewählten Zertifizierung, etwa ISO 9001, coachen. Viele Berater bringen hierfür auch branchenspezifische Erfahrungen mit, die sie in der Arbeit mit anderen Organisationen gesammelt haben. Darüber hinaus kann ein Berater den Betrieb bei der Erstellung von Dokumentationen und einem Qualitätsmanagement-Handbuch unterstützen. Ebenso ist es möglich, dass der Dienstleister die komplette Projektleitung des Zertifizierungsprojekts übernimmt oder sogar langfristig als externer Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) beauftragt wird.

Der QMB, auch als Beauftragter der obersten Leitung bezeichnet, überwacht die Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems im Unternehmen. Dazu gehören beispielsweise die Analyse von Fehlern, die Schulung von Mitarbeitern zu qualitätsrelevanten Themen und die Koordinierung von Zertifizierungsprozessen. Viele Unternehmen stellen einen eigenen Mitarbeiter für die Rolle des QMB ein, in anderen Fällen übernimmt die Geschäftsführung diese Aufgabe selbst.

Rolle von Auditoren und Zertifizierern

Sobald das neue Managementsystem im Betrieb implementiert ist und alle benötigten Dokumentationen erstellt worden sind, kann Ihr Unternehmen von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle auditiert werden. Diese entsendet Auditoren in das zu zertifizierende Unternehmen, um die Umsetzung des zu zertifizierenden Managementsystems zu prüfen. Erfüllt die auditierte Organisation die Anforderungen der jeweiligen Zertifizierungsnorm, etwa ISO 9001, stellt die Zertifizierungsstelle schließlich das benötigte Managementsystem-Zertifikat aus. Wichtig ist beim gesamten Auditierungs- und Zertifizierungsprozess, dass Personen und Unternehmen, die die Organisation zur Zertifizierung beraten haben, nicht selbst an der Auditierung und Zertifizierung dieses Unternehmens mitwirken dürfen. Sobald eine passende Zertifizierungsstelle gefunden ist, wird mit dieser häufig direkt ein längerfristiger Dienstleistungsvertrag geschlossen, der auch die nach wenigen Jahren benötigte Rezertifizierung mit einschließt.

Brauche ich einen Berater für meine Zertifizierung?

Während ein großer Teil von Firmen für Zertifizierungen auf externe Berater zurückgreift, nehmen zahlreiche andere Unternehmen ihr Zertifizierungsprojekt auch ohne Hilfe von außen in Angriff. Wie können Sie entscheiden, ob Sie einen externen Berater für Ihre Zertifizierung, etwa nach ISO 9001, benötigen? In der Regel ist die Größe Ihres Unternehmens für diese Entscheidung ein wichtiger Faktor. Große Unternehmen mit über 1000 Mitarbeitern und mehreren Standorten werden in aller Regel mindestens einen dezidierten Qualitätsmanagementbeauftragten einstellen. Damit dieser über aktuelle Revisionen relevanter Zertifizierungsnormen informiert ist, sind regelmäßige Weiterbildungen erforderlich. Für kleine Unternehmen ist es hingegen in der Regel unwirtschaftlich und damit unrealistisch, einen eigenen QMB als Mitarbeiter zu engagieren, sodass sich die Dienste einer externen Person hier anbieten. Wenn Sie unsicher sind, ob und welche Art vor Beraterleistungen Sie benötigen, kann es zunächst nicht schaden, ein gewisses Grundwissen zu den benötigten Zertifizierungen im Unternehmen aufzubauen, etwa durch das Studium relevanter Fachliteratur sowie verfügbarer Onlineressourcen, beispielsweise Muster-QM-Handbücher. Für einen erfolgreichen Zertifizierungsprozess wird Ihre Organisation dieses Grundwissen früher oder später ohnehin benötigen. Anschließend können Sie eine qualifizierte Entscheidung treffen, an welchen Stellen Sie externen Beratungsbedarf haben. Mit den von Ihnen ausgewählten Beratungsdienstleistern können Sie dann genau verhandeln, welche externen Leistungen Sie benötigen und welche Aufgaben Sie intern abdecken. Übrigens: Wenn Sie über die Online-Plattform testxchange eine Zertifizierungsstelle suchen, können Ihnen die dort gefundenen Zertifizierer-Kandidaten häufig auch Kontakte zu geeigneten Beratern vermitteln.