Zertifizierungsstellen finden: 4 Wege zum Managementsystem-Zertifikat

Welche Optionen haben Sie, wenn Ihr Unternehmen eine (Re-)Zertifizierung für ein Managementsystem wie ISO 9001 benötigt? In diesem Beitrag stellen wir die Vor- und Nachteile der fünf gängigsten Wege gegenüber, eine Zertifizierungsstelle zu finden.

Ob Qualitäts- oder Umweltmanagement, Arbeitsschutz oder IT-Sicherheit – Jahr für Jahr steht bei vielen Unternehmen eine Zertifizierung oder Rezertifizierung von Managementsystemen auf der Agenda. Hierfür brauchen Sie eine akkreditierte Zertifizierungsstelle, die die benötigten Prüfungen und Audits durchführen sowie am Ende ein Zertifikat ausstellen kann. Doch das Angebot an Zertifizierungsstellen ist groß. Welche Vorgehensweise bietet sich an, um aus vielen Dutzend Anbietern den passenden auszuwählen? Im Folgenden haben wir die Vor- und Nachteile der vier gängigsten Wege zusammengestellt, um eine Zertifizierung oder Rezertifizierung in Angriff zu nehmen.

Sie haben bereits einen Zertifizierungsprozess für ein Managementsystem hinter sich? Dann kann es gut sein, dass die hierfür beauftragte Zertifizierungsstelle auch die einige Jahre später benötigte Rezertifizierung durchführen kann. Häufig ist sie darüber hinaus auch für andere Zertifizierungen akkreditiert, sodass Sie auch diese direkt vom bekannten Anbieter durchführen lassen können.

Vorteile:

Zeitersparnis

Sich für eine bereits bekannte Zertifizierungsstelle zu entscheiden, spart nicht nur die Zeit für die Suche nach einem neuen Zertifizierer. Auch alle Modalitäten, Abläufe und Kontaktpersonen für die Durchführung des Zertifizierungsprojekts sind bereits geklärt, und der Zertifizierer ist bereits mit den Dokumenten von der letzten Zertifizierung vertraut. Diese Dokumente brauchen auch nicht extra zur Zertifizierungsstelle transferiert zu werden, sodass der neue Zertifizierungsprozess schnell begonnen, durchgeführt und abgerechnet werden kann.

Bekannte Rahmenbedingungen

Darüber hinaus sind die Stundensätze der Zertifizierungsstelle bereits bekannt und sie ist im System als Zulieferer erfasst, was die frühzeitige Kalkulation der Zertifizierungskosten und Freigabe durch die Buchhaltung erleichtert. Und auch zum Aussehen des Zertifikats herrscht vorab Klarheit, sodass Sie es problemlos in vorhandene Marketingmaterialien einbinden können.

Nachteile:

Risiko durch Abhängigkeit

Für alle Zertifizierungen und Rezertifizierungen nur mit einem einzigen Partner zu planen, bedeutet auch eine gewisse Abhängigkeit von diesem. Die Ihnen bekannte Zertifizierungsstelle kann aus diversen Gründen kurzfristig nicht zur Verfügung stehen, wenn Sie sie brauchen. Ein wichtiger Faktor sind die begrenzten Kapazitäten des Anbieters, der zeitweise mit der Auditierung anderer Unternehmen voll ausgelastet sein kann. Auch unerwartete betriebliche Probleme, etwa personelle Ausfälle oder Insolvenz, können Ihren Zertifizierungspartner kurzfristig außer Gefecht setzen.

Kein Marktüberblick

Wenn Sie sich immer wieder für dieselbe Zertifizierungsstelle entscheiden und keine Vergleichsangebote alternativer Anbieter einholen, werden Sie keinen Überblick über aktuelle Marktpreise für die Zertifizierungen erhalten, die Sie benötigen. Auf der anderen Seite wird Ihr Zertifizierungspartner keinen Anreiz haben, seine Stundensätze an die evtl. niedrigeren Preise seiner Wettbewerber anzupassen. Folglich zahlen Sie für Ihr Zertifikat möglicherweise zu viel. Auch weitere Unterscheidungsmerkmale der Wettbewerber (z.B. spezielle Branchenexpertise etc.) bleiben Ihnen verborgen.

Egal ob am Desktop-Computer oder mobil per Smartphone: Web-Suchmaschinen wie Google gehören schon lange zu den allerersten Anlaufstellen für jede Art von Recherchen. Auch die Internetpräsenzen von Zertifizierungsstellen lassen sich auf diese Art finden.

Vorteile:

Schneller Zugang zu Zertifizierungswebsites
Sie geben einen kurzen Suchbegriff per Tastatur oder Sprachbefehl ein, und schon erhalten Sie Links zu Zertifizierungsstellen-Websites als Suchergebnis. Auf diesen finden Sie meist auch Kontaktdaten, die Sie zur direkten Kontaktaufnahme mit dem entsprechenden Anbieter nutzen können.

Nachteile:

Keine neutralen Suchergebnisse

Google und andere Suchmaschinenbetreiber arbeiten kontinuierlich an ihren Suchalgorithmen, um möglichst nützliche Suchergebnisse zu generieren. Dennoch gilt: Je mehr eine Zertifizierungsstelle in Suchmaschinenwerbung und -optimierung investiert, desto höher wird sie in Ihren Suchergebnissen angezeigt. Das bedeutet auch, dass einige kompetente und preisgünstige Anbieter mit geringem Marketingbudget nicht oder nur schwer von Ihnen gefunden werden. Darüber hinaus konkurrieren neben akkreditierten Zertifizierungsstellen auch zahlreiche Zertifizierungs-Beratungsunternehmen für die gleichen Suchbegriffe um Ihre Aufmerksamkeit. Eine transparente Übersicht über den Markt akkreditierter Zertifizierungsstellen gewinnen Sie aus diesen Gründen mit gängigen Suchmaschinen nicht.

Zeitaufwendige Suche und Ansprache

Je spezifischer Ihre Anforderungen, desto länger wird Ihre Google-Suche dauern – und mit einer Suchergebnisliste allein ist es leider noch nicht getan. Bevor Sie Angebote für Ihre benötigte Zertifizierung erhalten können, müssen Sie auf jeder gefundenen Internetpräsenz die Kontaktdaten eines Ansprechpartners finden und diesen jeweils einzeln mit Ihrem Anliegen kontaktieren. Sowohl per E-Mail als auch telefonisch bindet diese Korrespondenz sehr viel Zeit.

Die Deutsche Akkreditierungsstelle (DAkkS) bietet einen Online-Zugang zu einem Verzeichnis der durch sie akkreditierten Zertifizierungsstellen. Dieses kann mit verschiedenen Filtern durchsucht werden.

Vorteile:

Umfangreiche Datenbank

Wenn Sie nach DAkkS-akkreditierten Zertifizierungsstellen suchen, finden Sie hier ein normalerweise vollständiges Verzeichnis vor. Diverse Suchparameter, etwa Eingrenzung nach Bundesland, helfen, die große Datenbasis besser zu überblicken.

Nachteile:

Zeitaufwendige Suche und Ansprache

Ähnlich wie bei der Web-Suche gilt auch hier: Je spezifischer Ihre Anforderungen, desto langwieriger Ihre Suche. Und auch die Kontaktpersonen, die Sie im DAkkS-Verzeichnis finden, müssen Sie jeweils einzeln ansprechen und briefen, was erhebliche zeitliche Ressourcen binden kann.

Eine Plattform, die versucht, einen umfangreichen Anbietervergleich ohne den Zeitaufwand einer intensiven Anbieterrecherche zu ermöglichen, ist testxchange. Diese Onlineplattform fragt über ein simples Formular die zentralen Daten zur benötigten Zertifizierung ab. Anschließend erhalten Sie per E-Mail Bewerbungen von passenden Zertifizierungsstellen.

Vorteile:

Zeitersparnis durch einmalige Anfrage

Das bedeutet, dass Sie bei dieser Variante keine Zertifizierungsstellen selbst zu recherchieren brauchen. Auch das gesonderte Briefing einzelner Anbieter entfällt komplett. Stattdessen geben Sie einmalig ein, welche Zertifizierung Sie benötigen, und die Plattform fragt hierzu für Sie mehrere passende Anbieter an. Diejenigen Zertifizierungsstellen, die sich für Ihre Anfrage interessieren und über ausreichende Kapazitäten verfügen, kommen anschließend proaktiv auf Sie zu. Zur übersichtlichen und schnellen Kommunikation mit verschiedenen Anbietern plant testxchange zusätzlich die Einführung eines Online-Dashboards mit Chatfunktion.

Transparenter Marktüberblick

Mit einer Anfrage auf testxchange erreichen Sie sowohl große und prominente als auch kleine Zertifizierungsstellen, unabhängig von deren Werbebudget. Dadurch erhalten Sie einen vollständigeren Anbietervergleich für eine qualifizierte Auswahl, etwa anhand der Höhe der berechneten Stundensätze.

Nachteile:

Keine Abdeckung sämtlicher Labore

Die Anzahl der Zertifizierungsstellen, die auf testxchange registriert sind, wächst stetig. Dennoch sind aktuell noch nicht alle DAkkS-akkreditierten Zertifizierungsstellen hier vertreten, zumal einzelne Anbieter sich theoretisch jederzeit kurzfristig entscheiden können, die Plattform zu verlassen. Wenn Sie einen hundertprozentig vollständigen Marktüberblick benötigen, werden Sie daher möglicherweise zusätzlich andere Suchmethoden heranziehen müssen.

Fazit: Jede Herangehensweise, um Zertifizierungsstellen zu suchen, hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Wenn Sie über große zeitliche und personelle Ressourcen für die Suche verfügen, empfiehlt es sich, verschiedene Suchmethoden zu kombinieren, um die maximale Markttransparenz zu erhalten. Sind Ihre Ressourcen begrenzt, ist eine Anfrage über testxchange in der Regel die effizienteste Variante. Wenn sich über die Plattform keine passende Zertifizierungsstelle findet, können Sie in einem zweiten Schritt immer noch auf eine der anderen Methoden ausweichen.

Welche Erfahrungen haben Sie bei der Suche von Zertifizierungsstellen gemacht? Gibt es zielführende Herangehensweisen, die Sie in diesem Blogbeitrag vermissen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare und Anregungen an info@testxchange.com!